Les factures sont parmi les types de documents qui devraient être les plus impactés par la dématérialisation d’ici 2008. Leur exploitation sous forme de fichiers électroniques permet, en effet, de réduire sensiblement le temps et le coût de leur traitement.

Un constat qui n’échappe pas aux PME. D’ici 2008, la moitié des entreprises de moins de 249 salariés devrait recourir à la dématérialisation des factures. Les structures de plus de 1 000 personnes, quant à elles, seront déjà 60 % à le faire. C’est ce qu’estime le cabinet d’études Markess International à la suite d’une étude menée en été 2006 auprès de 200 entreprises. Markess note que l’intérêt des entreprises pour cette procédure varie selon trois critères essentiels :

• Leur activité : les secteurs les plus en pointe dans ce domaine sont ceux de l’informatique, des télécommunications, de l’industrie, de la distribution, du commerce, de la banque et de l’assurance.

• Leur appartenance ou non à un groupe : les filiales s’y mettent plus vite que les entreprises indépendantes, pour une raison évidente : la dématérialisation fluidifie et accélère l’échange d’informations entre elles et leur maison mère. Le cabinet d’études note aussi que le passage aux documents électroniques est plus forte si le groupe d’appartenance est étranger.

• Le volume de factures à traiter : plus il est important, plus il devient impératif de les convertir en fichiers, au regard des économies et des gains de productivité à réaliser.

Deux façons de dématérialiser :

• En automatisant la numérisation et la lecture des factures papier à l’aide de scanners de production et de logiciels de LAD (Lecture Automatisée de Documents)
• On peut aussi récupérer des fichiers Word ou PDF simples, c’est-à-dire ne comportant pas de signature électronique.
• En adoptant une forme ayant valeur légale sous réserve que soient respectées les modalités imposées par le code général des impôts. Elle se fait dans ce cas sur un mode EDI (échange de données informatisées) ou sous forme de factures avec signature électronique.

Pour en savoir plus : le monde informatique